Datenübernahme

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Wir legen größten Wert darauf, dass durch eine Umstellung auf Weinbau-online.de Ihr Betriebsablauf nicht unterbrochen wird. Daher übernehmen wir die Daten aus Ihrem Alt-Programm bei Terminvereinbarung in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Das bedeutet für Sie, dass Sie am folgenden Tag in Weinbau-online.de weiterarbeiten können und Ihre Alt-Software noch nebenher einsehen können. So ist ein fließender Übergang ohne Stress möglich.

Einspielen von Daten durch Sie selbst

Dieser Artikel beschäftigt sich ausschließlich mit kostenpflichtigen Datenübernahmen im Sinne von Auftragsarbeiten durch das WBO-Team. Sie können an vielen Stellen selbst und kostenlos Daten in das Programm importieren. Lesen Sie dazu folgende Artikel:


Ablauf von Datenübernahmen durch das WBO-Team

Mit der Datenübernahme können wir die (siehe unten) festgelegten Punkte in Weinbau-online.de übernehmen, insofern sie auch in Weinbau-online.de abgebildet werden. Das bedeutet, dass natürlich nur Felder übernommen werden können, die auch in beiden Programmen vorhanden sind.

Wichtig:
- Funktionalitäten wie Reports, Statistiken o.ä. werden nie übernommen.
- Nur in beiden Programmen enthaltene Felder / Daten können übernommen werden
- Durch die Verwendung der übernommenen Daten nehmen Sie die Übernahme ab.
- Nach Abnahme kann die Übernahme nicht erneut durchgeführt und nur ggf. leicht korrigiert werden.
- Kellerbücher / Weinkontenblätter können nie übernommen werden.


Datenübernahme ohne Prozessprüfung

Datenuebernahme.PNG

Eine Standard-Datenübernahme läuft für Sie sehr unkompliziert ab:

  • Arbeiten Sie sich erst mit unseren Musterdaten in Ruhe ein.
  • Wenn Sie Weinbau-online überzeugt hat, geben Sie unter System - Konto ihre Rechnungsadresse und ihre Bankverbindung ein und akzeptieren Sie den ADV-Vertrag auf der Startseite
  • Vereinbaren Sie anschließend einen Termin mit uns, an dem Sie die Datenerfassung bzw. Büroarbeit für 12-24 Stunden ruhen lassen können.
  • Planen Sie am nächsten Tag etwas Zeit ein, um ggfs. Daten nachzupflegen.
  • Entscheiden Sie, ob wir Sie und ihr Team im Vorfeld, oder am ersten Tag nach der Übernahme schulen sollen und buchen Sie ggfs. einen Schulungstermin.
  • Lassen Sie einen Mitarbeiter von uns zum gewünschten Zeitpunkt per Fernwartung an ihren Rechner.
  • Der Mitarbeiter erstellt eine Datenkopie und überträgt diese zu uns. Dieser Termin dauert ca. 20min. - Danach können Sie sich anderen Aufgaben widmen.
  • Anhand der Datensicherung werden Ihre Daten in Ihren bisherigen Weinbau-online Account übernommen - ihre Zugangsdaten bleiben gleich. Warten Sie bitte auf die Freigabe der Übernahme, die Sie per Mail erhalten.
  • Kontrollieren Sie gemeinsam mit einem Mitarbeiter die Übernahme. Probleme oder Fehler können unmittelbar behoben werden.
  • Arbeiten Sie neue Aufträge ab jetzt nur noch in Weinbau-online ab.

Datenübernahme mit Prozessüberprüfung

Datenuebernahme Prozess.PNG

Eine Datenübernahme mit Prozessüberprüfung läuft für Sie wie folgt:

  • Arbeiten Sie sich erst mit unseren Musterdaten in Ruhe ein.
  • Wenn Sie Weinbau-online überzeugt hat, geben Sie unter System - Konto ihre Rechnungsadresse und ihre Bankverbindung ein und akzeptieren Sie den ADV-Vertrag auf der Startseite
  • Sie verinbaren einen Termin mit uns für ihre erste Datenübernahme udn arbeiten mit ihrem bisherigen System weiter.
  • Lassen Sie einen Mitarbeiter von uns zum gewünschten Zeitpunkt per Fernwartung an ihren Rechner.
  • Der Mitarbeiter erstellt eine Datenkopie und überträgt diese zu uns. Dieser Termin dauert ca. 20min. - Danach können Sie sich anderen Aufgaben widmen.
  • Wir spielen Ihre Daten in Weinbau-online ein. Sie haben nun bis zu 6 Wochen Zeit ihre Prozesse mit ihrer Datenkopie in Weinbau-online zu überprüfen.
  • Melden Sie uns Probleme mit der Datenübernahme zeitnah zurück, damit wir diese für die Finale-Datenübernahme berücksichtigen können.
  • Nach 3 Wochen erfolgt ein Check-Up-Termin mit einem Mitarbeiter von Weinbau-online. Sie melden darin Änderungswünsche am Programm an uns zurück - Wir arbeiten diese ggfs. im Rahmen des Sorglos-Paketes ab, oder erstellen Ihnen ein Angebot für spezielle Anpassungen für ihren Betrieb.
  • Wir terminieren gemeinsam den Termin für ihre Finale Datenübernahme, an dem Sie die Datenerfassung bzw. Büroarbeit für 12-24 Stunden ruhen lassen können.
  • Planen Sie am nächsten Tag etwas Zeit ein, um ggfs. Daten nachzupflegen.
  • Entscheiden Sie, ob wir Sie und ihr Team im Vorfeld, oder am ersten Tag nach der Übernahme schulen sollen und buchen Sie ggfs. einen Schulungstermin.
  • Lassen Sie einen Mitarbeiter von uns zum gewünschten Zeitpunkt per Fernwartung an ihren Rechner.
  • Der Mitarbeiter erstellt eine Datenkopie und überträgt diese zu uns. Dieser Termin dauert ca. 20min. - Danach können Sie sich anderen Aufgaben widmen.
  • Anhand der Datensicherung werden Ihre Daten in Ihren bisherigen Weinbau-online Account übernommen - ihre Zugangsdaten bleiben gleich. Warten Sie bitte auf die Freigabe der Übernahme, die Sie per Mail erhalten.
  • Alle bisher eingegebenen Daten werden gelöscht und mit ihrer neuen Datenkopie ersetzt
  • Kontrollieren Sie gemeinsam mit einem Mitarbeiter die Übernahme
  • Arbeiten Sie neue Aufträge ab jetzt nur noch in Weinbau-online ab.

Unterstützte Programme

Weinbau-Software

Mittlerweile können wir die Daten von sehr vielen Programmen aus und um den Weinbau übernehmen. Darunter fallen bisher folgende Alt-Programme aus dem Weinbaubereich:

  * Magnum
  * Winitas
  * VP
  * Weinhelp
  * Oenovin
  * LBG-Kellerbuch
  * ProVino
  * wein2000
  * Weinmann

Die Übernahmen sind immer auf die aktuelle Verison der Alt-Software ausgerichtet. Haben Sie eine ältere Version kann dies zu Mehraufwand führen. Vereinbaren Sie in diesem Fall bitte einen Termin zur Datensichtung.

Sonstige Büro-Software

Auch aus Büro-Verwaltungslösungen können wir übernehmen

  * GS-Auftrag
  * Lexware
  * Veritas
  * Je nachdem wie Ihre Daten vorliegen, 
    können wir auch jedes Tabellen-Format 
    wie Excel / CSV etc. importieren. Fragen Sie uns einfach!

Auf Wunsch können wir (je nach Programm) auch mehrere Listen und Dateien übernehmen und in Weinbau-online.de zusammenführen.

Übernommene Daten

Aus den oben aufgeführten Programmen übernehmen wir

  * Kunden
  * Kundengruppen
  * Artikel
  * Preise
  * Die Rechnungshistorie der letzten 2-5 Jahre.


Übersicht

Programm Kunden Kundengruppen Vertreter & Prov. Artikel & Preise Touren Rechnungen
Winitas
Weinhelp
Magnum
Oenovin
VP
ProVino
Wein2000
GS-Auftrag
Lexware
Veritas

Häufige Fragen und Probleme

Allgemeine Hinweise

  • Alle Rechnungen die übertragen werden, werden als ungültig markiert, da wir diese natürlich nicht mehr im Original ausgeben können. Entsprechend ist die Beleghistorie nur für Ihre interne Statistik nutzbar - senden Sie diese Rechnungen nicht an das Finanzamt oder an ihre Kunden.
  • Die Preise aller Posten können nicht in 100% der Fälle korrekt übernommen werden. Damit die Endsummen der Belege stimmen, wird, falls nötig, auf den Rechnungen eine Position "Summenkorrektur" eingefügt, die den Endbetrag der REchnung in Weinbau-online auf den Endbetrag ihrer Rechnung im Altsystem bringt.
  • Alle Flaschenweinbücher vor der Datenübernahme sind bei einer Prüfung ungültig. Bei einer Prüfung müssen Sie diese bis zum Umstellungstermin aus ihrem Altsystem vorlegen und ab diesem Termin aus Weinbau-online. Daher ist auch nur der korrekte Startbestand am Tag der Datenübernahme wichtig.
  • Alle Aufträge werden als bezahlt markiert übernommen. Führen Sie die Zahlungseingangskontrolle für alte Rechnugen bitte noch in Ihrem alten System durch.
  • Bereinigen Sie Ihre Daten vor der Übernahme nicht. Weinbau-online bitet eine Vielzahl von Funktionen zum Aufräumen - nutzen Sie diese nach der Datenübernahme.
  • Planen Sie etwas Zeit für Ihren Steuerberater ein. Die Kontenrahmen etc. werden nicht mit übernommen und müssen einmalig neu eingestellt werden. Das dauert i.d.R. keine 15min.
  • Bedenken Sie, dass Sie jede Änderung, die Sie zwischen der Übertragung der Daten und der Freigabe der Datenübernahme in Ihrem Altprogramm vorgenommen haben, zunächst in Weinbau-online nachtragen müssen.
  • Die Übertragung von Fassweinkonten ist generell nicht möglich. Buchen Sie diese nach der Übernahme manuell in Weinbau-online ein. Bedenken Sie, dass bei der Aktivierung der amtlichen Zulassung alle Fassweinkonten in Weinbau-online gelöscht werden müssen. Aktivieren Sie also ggf. zunächst die amtliche Zulassung, bevor Sie sich diese Arbeit machen.
  • Da wir immer nur einen Teil der Belege übernehmen können, ist es unmöglich eine komplette Bestandshistorie zu übernehmen. Entsprechend werden die Bestände mit entsprechenden Korrekturbuchungen - datiert auf den Tag der Datenübernahme - hergestellt. Vorgangslisten ab dem Tag der Datenübernahme sind damit korrekt. Die vor diesem Datum beruhen nur auf der Übernahme und können damit immer fehlerbehaftet sein.
  • Wenn Sie vor der Umstellung Paketmarken mit uns erstellt haben, müssen wir die Liste der bisherigen Paketmarken löschen. Sie erhalten diese Liste als Excel-Datei zur kontrolle der Abrechnung von uns.

Winitas

  • Keine Probleme bekannt.

Magnum

  • Magnum speichert Kundendaten nicht korrekt in aufgetrennten Feldern. Daher können wir bei der Übernahme nicht sicher zwischen Firma, Vorname, oder Adressanrede unterscheiden. Wir übernehmen die Adresse so, dass Sie sofort Rechnungen und Briefe verfassen können. Nur wenn Sie Paketmarken über uns beziehen, kann es vorkommen, dass Sie die Adressen händisch nachbearbeiten müssen.
  • Die Abbildung der Artikel in Magnum unterscheidet sich deutlich von der in Weinbau-online. Da in Weinbau-online eine Artikelnummer einzigartig sein muss, müssen wir diese Nummern bei der Übernahme aus Magnum erweitern. Nach der Übernahme finden Sie Ihre Artikelnummern im Schema Artikelnummer-Gebindenummer-Folgenummer. Sie können direkt nach der Übernahme neue Artikelnummern vergeben.
  • Die Rabattberechnung in Magnum unterscheidet sich deutlich von der in Weinbau-online. Daher werden Sie in vielen der übernommenen Rechnungen eine Korrekturposition finden, die die Rechnung auf den korrekten Endbetrag bringt.
  • Reservierungen werden nicht übernommen.

Weinhelp

  • Hier kommt es vor, dass Rechnungsnummern doppelt vergeben wurden. In diesem Fall vergeben wir beim Import eine neue, unbenutzte Rechnungsnummer.
  • Weinhelp aktualisiert die Bestände erst nach einer "Stapelbuchung". Bitte führen Sie diese unmittelbar vor(!) der Datenübertragung zu uns durch.
  • Reservierungsaufträge werden nicht übernommen. Pflegen Sie diese bitte in Weinbau-online erneut ein.
  • Das Feld Kunde-Seit enthält bei Weinhelp leider kein Datum sondern einen Text. Diese wird entsprechend als Notiz übertragen und kann nicht automatisch in das FEld Kunde-Seit in Weinbau-online übernommen werden.
  • Die Skontoinformationen können teils noch nicht den Kunden zugeordnet werden. Je nach Definition ihrer Zahlungsbedingungen in Weinhelp müssen Sie die Skonto-Werte für ihre Kunden neu eingeben.

VinoPro

  • keine Probleme bekannt.

ProVino

  • Allen Kunden ist zunächst die Standardpreisliste zugeordnet. Wenn Sie andere Preislisten zuordnen möchten, geht das sehr schnell und bequem nach der Datenübernahme über die Kundenselektion in Weinbau-online.

Wein2000

  • In Wein2000 können Kunden und Artikel endgültig gelöscht werden. Wenn unter den zu importierenden Rechnungen eine Rechnung an einen gelöschten Kunden gestellt wird oder einen gelöschten Artikel enthält, wird die Rechnung / die Position einem sognannten "DEFAULT" Kunden bzw. Artikel zugeordnet.

Oenowin

  • Oenowin speichert die Werte für Firma, Vorname und Nachname leider nicht sauber getrennt. Daher können die Angaben nur in das Feld Firma übertragen werden. Sie können damit sofort Rechnungen und Briefe korrekt schreiben. Wenn Sie Paketmarken aus unserem System kaufen möchten empfehlen wir die Daten händisch den korrekten Feldern zuzuordnen.
  • Alle Aufträge aus Oenowin mit einer Rechnungsnummer werden als alte Rechnung übertragen. Dabei wird der Auftragsstatus ( Auftrag, Rechnung... ) nicht berücksichtig.

Was ist, wenn ich noch etwas geändert haben möchte?

Nach der Datenübernahme kontaktiert Sie ein Mitarbeiter von uns und geht mit Ihnen die ersten Schritte. Fallen Ihnen hier noch Probleme auf, beheben wir diese gern zeitnah. Bitte beachten Sie, dass Sie die Daten durch einen Start mit der Software als "in Ordnung" abnehmen. Kontaktieren Sie uns bei Fehlern oder Problemen daher immer unbedingt bevor Sie mit dem produktiven Arbeiten im Programm beginnen. Als Start gilt die Erstellung der zweiten Rechnung nach der Datenübernahme.

Kosten

Die Datenübernahme werden bei uns pauschal abgerechnet. Da der Arbeitsaufwand auch aus standardisierten Lösungen sowie die anschließende Kontrolle nicht absehbar sind, haben wir drei Stufen festgelegt, sodass Sie mit den Kosten für eine Übernahme besser kalkulieren können und für Sie bei Problemen mit der Übernahme keine Unkosten aufkommen. Die aktuelle Preisgestaltung entnehmen Sie bitte unserer Preisliste.

https://www.weinbau-online.de/preise.php