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Briefe


Mit Weinbau-online können Sie bequem postalische Anschreiben an Ihre Kunden erstellen und auch verschicken lassen.

Bereits erstellte Briefe

Zunächst erhalten Sie eine Übersicht über bereits erstellte Briefe. Sie können diese jederzeit mit Klick auf das Bearbeitungs-Symbol Stift.png verändern oder andere Empfänger wählen. Alternativ zur Erstellung mit Weinbau-online können Sie über dieses Symbol die Empfänger des Briefs als .csv Datenquelle für Word laden. Ein bestehender Brief kann durch Klick auf dieses Symbol Edit copy.png auch kopiert werden. Löschen ist natürlich auch möglich .

Einen neuen Brief anlegen

Um einen neuen Brief anzulegen, klicken Sie oberhalb der Übersichtsliste auf .

Brief anlegen.PNG
Sie werden danach automatisch in den neuen Brief weitergeleitet.

Schritt 1: Kunden auswählen

In Schritt 1 können Sie die Kunden und Kundengruppen wählen, die Sie mit dem Brief anschreiben wollen. Es kann auch sinnvoll sein, zuvor eine Selektion Ihres Kundenstammes durchzuführen.

Weiterhin können Sie einen Betreff festlegen. Zum einen dient Ihnen der Betreff als eigener Vermerk, zum zweiten können Sie den Betreff in Schritt 3 (s.u.) mit auf dem Brief ausgeben lassen.

Haben Sie sich selbst oder andere Personen im System als Mitarbeiter angelegt, können Sie noch auswählen, wer den Brief erstellt hat.

Schritt 2: Inhalt verfassen

In Schritt 2 können Sie den Inhalt des Briefs schreiben. Hierzu gibt es in Weinbau-online zwei Optionen. Egal welche Option Sie wählen, schreiben Sie in Schritt 2 immer nur den konkreten Inhalt des Briefs. Alle weiteren Inhalte wie Kundenanrede und Adressen werden in Schritt 3 festgelegt.

Erstellung in Weinbau-online

Sie können den Inhalt direkt in Weinbau-online schreiben. Klicken Sie dazu auf den rechten Button. Mit dieser Option können Sie einfache Briefe schreiben, in denen wenige Bilder oder Tabellen vorkommen.

Erstellung in Microsoft Word

Wenn Sie sich mehr Freiheiten bei der Gestaltung wünschen, klicken Sie auf „Brief in Word schreiben“. Öffnen Sie dann die heruntergeladene Wordbriefvorlage und schreiben Sie den Inhalt des Briefs in Word. Speichern Sie dann den fertigen Brief als PDF-Dokument ab. Gehen Sie dazu in Word auf Speichern unter und wählen Sie als Dateityp PDF aus. Wenn Sie kein Word 2007 oder neuer besitzen empfehlen wir Ihnen sich über den folgenden Link den kostenlosen PDF-Creator zu installieren: http://de.pdf24.org/. Laden Sie das fertige PDF danach wieder in Weinbau-online hoch.

Schritt 3: Einstellungen vornehmen und ausdrucken

Einstellungen zu einem Brief vornehmen

Einstellungen vornehmen

In Schritt 3 legen Sie auf der linken Seite die Einstellungen für diesen Brief fest. Die meisten Optionen für automatische Felder, wie erweitertes Adressfeld, Rücksendeadresse und Fußmarken werden aus den System-Einstellungen (siehe Dokumente und Ausgaben festlegen) übernommen. Kundenspezifische Daten, wie Kundenanrede und Adresse, werden aus der jeweiligen Akte übernommen. Sie können darüber hinaus noch mehr automatische Felder einfügen, wie die Datum oder Falzmarken.

Die Auswahl der Schriften ist aufgrund des PDF-Erstellungs-Programmes begrenzt. Allerdings sollten Sie jeweils eine Schrift mit und ohne Serifen finden, welche sich schön in Ihr Design einfügt. Desweiteren können Sie Zeilenabstände einstellen und Abstände des Dokumentinhalts vom Blattrand einstellen.

Sie können auch ein Briefpapier als Hintergrund für Ihren Brief wählen. Dies müssen Sie zuvor im Bereich Briefpapier hochgeladen haben.

Wenn Sie eine Einstellungen vorgenommen haben, die Sie auch für alle zukünftigen Briefe beibehalten wollen, aktivieren Sie oben auf der linken Seite das Häkchen „Diese Einstellungen als Standard für zukünftige Briefe festlegen“.

Brief ausgeben und drucken

Auf der rechten Seite des 3. Schrittes können Sie den gesamten Brief ausdrucken. Ganz oben sehen Sie dieses Symbol , um eine Vorschau des Briefs anzuzeigen. Sie finden auch zwei Druckersymbole Edit print.png auf dieser Seite:

1. Der Drucker oben erzeugt ein PDF-Dokument für alle Kunden, die im Schritt 1 dieses Briefes mit angegeben sind, auf Wunsch geteilt in Gruppen von jeweils 100 Empfängern. Dies ermöglicht Ihnen, kontinuierlicher und mit geringeren Wartezeiten zu arbeiten. Bsp: Ein PDF mit 100 Seiten wird schneller erzeugt als eines mit 2000 und kann zwischenzeitlich schon einmal an den Drucker geschickt werden. Dann erstellen Sie das nächste 100-seitige PDF usw.

Es gibt hier mittels eines Hakens die Option, alle Empfänger aus dem Schritt 1 beim Erstellen des PDFs nicht zuberücksichtigen, welche eine E-Mail Adresse in der Kundenakte eingetragen haben.

2. Das untere Druckersymbol erstellt keinen Brief, sondern eine neue E-Mail mit allen Kunden aus der Briefempfängerliste, die über eine E-Mail Adresse in der Kundenakte verfügen.

Unsere Empfehlung für die kombinierte Nutzung dieser Optionen ist im unten stehenden Beispiel noch einmal für Sie erklärt.

  Beispiel: Sie legen einen neuen Brief für eine Kundengruppe an, in der 500 Kunden
  eingetragen sind. Sie möchten bei den Kunden, die über eine E-Mail Adresse verfügen, 
  das Porto sparen und anstelle eines Briefs eine E-Mail verschicken. Nachdem Sie den 
  Brief für alle Kunden angelegt haben, setzen Sie den Haken bei "Nur an Kunden ohne 
  E-Mail" und drücken auf das erste Drucker-Symbol. Ihnen wird ein Dokument mit 180 
  Briefen ausgegeben. Von den 500 Kunden verfügen also 180 Kunden über keine E-Mail 
  Adresse. Für die restlichen 320 Kunden wollen Sie jetzt eine E-Mail versenden. 
  Drücken Sie dazu auf das zweite Drucker-Symbol. Es wird vom Programm dann automatisch 
  eine neue E-Mail mit den 320 Empfängern angelegt.

Vor der Verwendung der E-Mail Funktionen von Weinbau-online empfiehlt es sich die Bereiche E-Mail sowie Newsletter genau durchzulesen. Alternativ können Sie uns auch zur Buchung einer Newsletter-Schulung kontaktieren.

Häufige Fragen

Schriftart unterscheidet sich

"Ich habe festgestellt, dass die Formatierung bei einem Kundenbrief nicht einheitlich ist. Das Adressfeld und die Anrede, welche automatisch generiert wird unterscheiden sich grafisch von dem von mir eingefügten Text."

Wir verwenden zum Setzen der automatischen Felder ein Programm names Latex. Dieses hat minimal andere Schriftarten als Word. Insbesondere auf dem PDF sieht dieser Unterschied groß aus, das liegt aber eher an einer Anzeigenproblematik im PDF. Wenn Sie den Brief aber einmal ausdrucken, werden Sie sehen, dass der Unterschied kaum zu erkennen ist.

Mein Brief sieht nach dem Druck komisch aus

"Wenn ich einen Brief als PDF ausgebe, wird der Text verzerrt oder in Hieroglyphen angezeigt."

Lesen Sie dazu bitte folgenden Eintrag: Dokumente sehen nach dem Druck unscharf bzw. undeutlich aus.

Eine leere Seite wird angehängt

"Leider wird nach dem erstellen eines Briefs immer noch eine Zweite Seite in der Vorschau mit angezeigt und auch beim Ausdrucken des Briefes mit ausgespuckt obwohl alles auf eine Seite passt. Schriftgröße schon klein gestellt u.s.w. aber die zweite Seite wird immer noch mit angezeigt und auch ausgedruckt."

Da der Inhalt des Briefes gerade so auf eine Seite passt, geht Latex - das Programm, was die PDF Dokumente erzeugt davon aus, dass ggf. noch eine zweite Seite benötigt wird. Das kann man leider nicht verhindern. Was Sie aber machen können, ist (neben der Änderung der Schriftgröße) die Seitenränder kleiner zu setzen, dann sollte auch die zweite Seite verschwinden.